Cómo Mejorar y optimizar el uso de este gestor de correo para los usuarios
Lejos de lo que la mayoría de personas puedan pensar debido a la fuerza con la que ha emergido Gmail (el gestor oficial de Google) desde hace varios años atrás hasta la actualidad, Outlook sigue siendo el gestor de correo más utilizado en el mundo entero, contando con una enorme cantidad de usuarios registrados en su base de datos, y no solo a nivel personal: también teniendo en cuenta a empresas (tanto nacionales como internacionales), que conforman una gran parte del uso diario y cotidiano del gestor de correo electrónico, y son los que realmente aprovechan la gran mayoría de opciones a nivel avanzado que puede ofrecer Outlook. Hoy, os traemos algunos tips para que podáis indagar de forma mucho más profunda en lo mucho que puede ofrecer esta plataforma, y obtener conocimientos que sobrepasen el nivel básico del usuario medio registrado en la misma. Evidentemente, lo primero que deberéis de hacer para poder beneficiaros de todo ello es acceder al sitio oficial de Hotmail.com [ Login ] y loguearos con vuestra cuenta. Así, podréis probar paso a paso los tips y trucos que aquí mostraremos directamente desde vuestra cuenta personal en el correo.
Una vez descubierto todo el contenido así como sus opciones más relevantes, no volverás a probar con otro servicio de mail, te lo aseguramos.
Tip Nº1: Navegación por elementos rápidos de Outlook.
Esta función es muy útil para guardar fragmentos de textos que utilices de forma constante, así como otro tipo de datos, pudiendo hacerlo con el atajo ALT + F3 o en la sección “insertar”, añadiéndolos en “elementos rápidos”. Así, tan solo necesitarás dos clicks de ratón para ingresar un texto que necesites recordar, o algún tipo de demo, mensajes de bienvenida/despedida habituales, estándares de empresa…etc.
Tip Nº2: Post-it a modo de anotaciones.
Otra de las grandes funciones del correo Outlook, y que te permite trabajar así de una forma mucho más organizada. La nota es personalizable, e interactiva con el resto de secciones, correos, etc. De la plataforma, pudiendo interactuar desde ella lo cual es bastante útil para el usuario.
Consejo Nº3 de Outlook: Atajos de teclado útiles para navegar por el gestor de correo.
Con más de 240 opciones distintas en las cuáles apoyarte, aprenderte estas combinaciones de teclas te permitirán trabajar de forma mucho más rápida, no solo acelerando más el trabajo, sino haciéndote mucho más eficiente. Por ejemplo, pulsando Ctrl + R se selecciona responder a un e-mail, mientras que con Alt + S se envía. Con Alt + W se cambia al siguiente correo en la lista, o con Ctrl + G se accede a la personalización de fechas en el calendario para buscar un correo concreto. Existen muchos más que conviene ojear, para implementarlos a tu rutina habitual con el gestor de correo Hotmail, ahora Outlook.
Consejo Nº4: Eliminar todo el correo no deseado, y los mensajes innecesarios.
A través de la personalización de todo tipo de listas “negras” donde incluir direcciones de correo específicas o inclusive aquellas pertenecientes a países enteros marcaremos estos tipos de e-mail para que se dirijan directamente a la papelera cada vez que nos los envíen. Podemos incluir también contactos que consideremos molestos, así como direcciones de SPAM recurrente, etc. Para ello, deberemos acceder a “Correo no deseado” y posteriormente pulsar sobre “Propiedades”.
Truco de Outlook nº5: Personalización de contactos.
Podrás dotarles de todo tipo de connotaciones, así como información y añadidos que consideres relevantes como por ejemplo una categoría de empresa, agruparlos por “vecinos”, etc. Además, podrás imprimir la lista de contactos para pasarla a otro tipo de formatos como una agenda, un listín telefónico, tarjetas de visita, etc.
Truco Nº6: Haz que Outlook te recuerde qué hacer.
Si pulsas con el botón secundario del ratón sobre cada mensaje, podrás acceder al apartado “Seguimiento”, y en él podrás añadir marcadores a los mismos tales como “Responder”, para que así en un futuro el propio gestor de correo Outlook te recuerde que no debes olvidar responder a dicho correo.
Tip Nº7: Creación de reglas.
Accede a esta opción en Outlook desde el menú “Mover”, “Reglas”, y “Crear Reglas” para dotar de distintos criterios inteligentes a tu gestor de email y que éste trate de una forma determinada según qué tipo de mensajes que vayan entrando en la bandeja. Su uso más habitual es el de ordenar y gestionar determinados correos que se adecúen a las reglas proporcionadas (fecha, remitentes, tamaño, si contienen o no archivos…)
Truco nº8 para el gestor de correo Outlook: Mandar mensajes a teléfonos móviles como SMS.
Esta es otra de las funciones más útiles que se incorporan a través del gestor de correo, permitiéndote enviar mensajes de texto desde el mismo directamente al buzón de entrada de un teléfono móvil como SMS. Para ello, deberemos poner en el remitente el número de teléfono al que queremos contactar y como dirección el e-mail de su operadora correspondiente. Por ejemplo: 619227113@orange.es
Consejo Nº9: Crear accesos directos a tareas y herramientas.
Mediante esta posibilidad tan útil podemos acceder de forma directa a todo tipo de secciones, así como generar operaciones sistematizadas con su icono correspondiente. La idea de todo esto es poder crear tus propias barras de tareas con distintas acciones para poder apoyarte en ellas a la hora de trabajar con el correo.
Consejo nº10: Alertas de verdadera relevancia.
Para evitar que se te notifique de cada mensaje que llegue al buzón de entrada, se puede crear jerarquías y dotar de mayor o menor relevancia a ciertos tipos de correo, de forma que se te notifiquen solamente aquellos más importantes. Puedes encontrar y personalizar esta opción en “Opciones de correo”.
Si te han sorprendido esta gran cantidad de funciones disponibles, o simplemente desconocías que se pudieran hacer tantas cosas con el correo de Outlook nuestra recomendación es que crees una cuenta y comiences a experimentar las numerosas ventajas que éste ofrece. Desde Blog de ayuda sobre Hotmail.com [ Iniciar Sesión – Registrarse ] puedes encontrar cualquier tipo de ayuda a la hora de subsanar dudas y errores típicos cuando una busca registrarse en la plataforma de correo electrónico.