El correo electrónico sigue siendo una de las plataformas de comunicación más populares utilizadas tanto por empresas como por particulares en todo el mundo, aunque a veces puede convertirse en una auténtica pesadilla. En este artículo, te proporcionaré consejos y trucos para mantener tu bandeja de entrada organizada y evitar que se convierta en un auténtico caos.
Como empresario del mundo de la comunicación y las relaciones públicas, sé lo que es procesar más de 1500 correos electrónicos al día de lunes a viernes, por lo que lo que voy a compartir contigo a continuación está basado en mi propia experiencia y espero que te sea útil.
El correo electrónico: una herramienta imprescindible para CEO y altos directivos
Para muchos CEO, altos directivos y profesionales extremadamente ocupados, el correo electrónico es, prácticamente, su única “pesadilla”.
Aunque el correo electrónico existe desde hace décadas y sigue siendo muy popular, su uso ha cambiado significativamente a lo largo del tiempo, y hoy en día se lee principalmente en dispositivos móviles en lugar de en computadoras, lo que hace que el diseño de cada mensaje sea más importante que nunca.
Para tener éxito en el correo electrónico, es fundamental garantizar que tus correos electrónicos sean atractivos, relevantes, bien diseñados, fáciles de leer y entregados a los destinatarios apropiados, en el momento adecuado.
Cinco claves para mantener tu correo electrónico al día
Si quieres ser una persona altamente productiva y eficaz, una de las cosas más importantes que debes hacer es mantener tu correo electrónico al día. Aquí te presento cinco claves para lograrlo:
Limpia de una vez por todas la bandeja de entrada
Para poder empezar a responder y tener tu correo electrónico al día, necesitas decidir si vas a procesar rápidamente todo lo que ya tienes acumulado o si vas a borrar todos los correos sin leer desde los 30 días contados desde hoy para atrás. Te recomiendo la segunda opción para comenzar de cero.
Una vez que hayas decidido qué hacer, es importante que elimines todo lo que no sea absolutamente necesario. Ordena tus correos electrónicos por fecha, asunto, tamaño, adjuntos, origen, temas o palabras clave, y elimina todos aquellos que no sean importantes. Toma consciencia del antes y el después, verifica cómo estaban tus emociones antes de iniciar esta limpieza y cómo te sientes después de haberla completado.
Desuscríbete masivamente de todas las listas de correo
Gran parte del correo acumulado en tu bandeja de entrada puede ser de newsletters, promociones, ofertas y listas generales que ya no te interesan. Por eso, te recomiendo que te desuscribas de todas las listas de correo y, además, coloques las direcciones principales de estos boletines en Spam o la lista de correo no deseado.
Por lo tanto, si estás luchando para mantener tu correo electrónico corporativo al día, sigue estos cinco pasos y te aseguro que notarás la diferencia:
1: Limpia de una vez por todas tu bandeja de entrada
- Decide si procesarás rápidamente todo lo que ya tienes acumulado o borrarás todos los correos sin leer desde los últimos 30 días.
- Para ejecutar la opción a), pon todos los correos con una pequeña vista previa, responde en el instante y no lo postergues. Si tienes muchos correos, planifica 5 sesiones de 45 minutos cada una durante 5 días seguidos. Comprométete a mantener la bandeja al día después.
- Ordena los correos por fecha, asunto, tamaño, peso, adjuntos/sin adjuntos, origen, temas o palabras claves usando el buscador antes de hacer «delete» o empezar a responder. Una vez que hayas borrado todo, destrúyelos de la carpeta «eliminados».
2: Desuscríbete masivamente
- Desuscríbete de todas las listas de correo que no te interesen o que nunca has tenido tiempo de revisar.
- Aplica la doble cancelación: desuscribirse y colocar la dirección principal en Spam o la lista de correo no deseado.
- Si hay temas que te interesan, búscalos en la web y suscríbete solo a lo que sea útil.
- Pide que te remuevan de todos los mails grupales que no tengan relación con tu puesto o tareas actuales.
3: Separa los correos
- Organiza tus correos en varias bandejas de entrada, carpetas, filtros, etiquetas y símbolos o colores para categorizarlos.
- Agrupa correos de ciertos temas para ahorrar tiempo y responderlos juntos en un momento determinado.
- Crea una carpeta para mails temporales y borra inmediatamente una vez finalizadas las acciones.
4: Desactiva todas las notificaciones de correo
- Elimina todas las notificaciones que generen toneladas de correos innecesarios y te distraigan.
- Administra tu negocio y contesta correos rápidamente para mantener limpia tu bandeja y ofrecer una respuesta rápida y apreciada por los destinatarios.
- Utiliza un programa anti-spam en filtro de nivel medio.
5: Respuestas muy breves, concisas, claras y al punto
- Responde solamente si es realmente necesario, es un mensaje personalizado para ti o es útil.
- No hagas «Responder a todos» cuando no sea necesario.
- Deriva correos a tu asistente o equipo en ciertos casos o utiliza auto respuestas preconfiguradas.
- Haz todo lo que lleve un minuto o menos en el momento para evitar acumulaciones de micro tareas sin resolver.
Siguiendo estos cinco pasos, recuperarás el control de tu correo electrónico corporativo y evitarás que se convierta en una pesadilla. Recuerda, mantener tu bandeja de entrada al día es esencial para ser una persona altamente productiva y eficaz.
Desactivar Notificaciones
Por otro lado, es importante que desactives todas las notificaciones de correo en tus dispositivos. Esto incluye las notificaciones en tu celular y en la computadora. Además, es recomendable que elimines todas las notificaciones de correo de redes sociales y otros servicios que hayas configurado para enviar correos electrónicos ante ciertas acciones.
Al hacerlo, podrás concentrarte en el trabajo que tienes que hacer en lugar de distraerte con notificaciones irrelevantes. También puedes aplicar el mismo truco que en el celular y configurar las notificaciones para que solo aparezcan dentro de la aplicación, evitando así tener números rojos de pendientes en la pantalla de tu correo electrónico.
Respuestas Cortas
Por último, es importante que respondas a los correos de manera breve, concisa y al punto. En ocasiones, una simple respuesta de «Gracias» es suficiente. Sin embargo, si el correo requiere una respuesta más detallada, destina un tiempo específico en tu agenda para ello.
Recuerda que es importante que no hagas «Responder a todos» a menos que sea realmente necesario. Además, responde solo a los correos que son útiles, necesarios o personalizados para ti. Si recibes muchos correos que no son de tu interés, puedes derivarlos a tu equipo o asistente.
Conclusión
Siguiendo estos cinco pasos podrás mantener tu correo electrónico corporativo al día y convertirlo en una herramienta útil y eficiente en lugar de una pesadilla diaria. Recuerda que todo lo que lleve un minuto o menos debes hacerlo en el momento para evitar acumular tareas sin resolver. Con un poco de organización y disciplina, podrás mantener tu correo electrónico bajo control y aumentar tu productividad.
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